Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via ce site et via l'agent IA sur WhatsApp est Deniz Ozkan, entrepreneur individuel (micro-entreprise) exploitant Kallix AI, immatriculé sous le numéro SIRET 992 671 552 00014, dont le siège est situé 8 rue de la Justice, 54320 Maxéville. Pour toute question relative à vos données, vous pouvez écrire à contact@kallixai.com ou par WhatsApp au +33 6 52 29 78 12.

2. Données des cliniques et des visiteurs du site

Lorsque vous remplissez le formulaire de contact du site, nous collectons les informations suivantes : nom et prénom, nom de la clinique, adresse email, numéro de téléphone, acte(s) visé(s), volume envisagé et, le cas échéant, votre message libre.

Ces données servent uniquement à répondre à votre demande, à préparer un éventuel échange commercial et, si vous commandez un lot, à exécuter le contrat qui nous lie (envoi des leads, facturation, suivi de la livraison). La base légale est l'exécution de mesures précontractuelles puis du contrat, et votre consentement pour la prise de contact initiale.

Nous ne vendons ni ne louons ces données à des tiers.

3. Données des personnes qui contactent l'agent IA

Les personnes qui répondent à une campagne Meta ou Instagram entrent en conversation avec un agent IA sur WhatsApp. Au cours de cet échange, les données suivantes peuvent être collectées :

• Identité et contact : nom ou pseudonyme WhatsApp, numéro de téléphone.
• Contenu de la conversation : le type de traitement recherché, les questions posées et les réponses apportées.
• Photographies : lorsque la personne en envoie, des photos de la zone concernée par le traitement envisagé.
• Disponibilités : le créneau auquel la personne souhaite être recontactée par la clinique.

Les photographies et les informations sur un traitement envisagé peuvent constituer des données relatives à la santé. Elles ne sont collectées qu'à l'initiative de la personne, après qu'elle a été informée dans la conversation de l'usage qui en sera fait et de leur transmission à une clinique. La personne reste libre de ne pas envoyer de photo.

Ces données ne servent qu'à un seul objectif : permettre à une clinique esthétique de recontacter la personne pour lui proposer un rendez-vous. Elles ne sont pas utilisées à des fins publicitaires propres à Kallix AI et ne sont pas revendues à d'autres acteurs.

4. Transmission à une seule clinique

Un lead n'est transmis à une clinique qu'après avoir exprimé une intention claire dans la conversation, soit par l'envoi d'une photo, soit par une demande explicite de rendez-vous, et après avoir accepté que ses informations soient communiquées à cette clinique.

Chaque lead est transmis à une seule clinique. Il n'est jamais communiqué à deux cliniques différentes. Une fois transmise, la clinique devient responsable du traitement des données qu'elle reçoit, dans le cadre de sa propre politique de confidentialité et de la réglementation applicable dans son pays d'établissement.

5. Outils et sous-traitants

Pour fonctionner, Kallix AI s'appuie sur les services suivants, qui peuvent être amenés à traiter une partie des données décrites ci-dessus :

• Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp) : diffusion des campagnes et acheminement des conversations WhatsApp.
• Fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle qui alimentent l'agent conversationnel, pour générer les réponses de la conversation. Selon les besoins techniques, un ou plusieurs fournisseurs de modèles de langage peuvent être utilisés, actuellement parmi OpenAI, Anthropic, Google ou DeepSeek. Ces fournisseurs peuvent traiter les données en dehors de l'Union européenne. Dans ce cas, les transferts s'appuient sur les clauses contractuelles types ou un mécanisme équivalent.
• Stripe : encaissement des paiements des cliniques par carte bancaire. Kallix AI n'a jamais accès aux numéros de carte, qui sont traités directement par Stripe.
• Hostinger : hébergement du site, sur un compte basé en France.
• Serveur d'automatisation : les automatisations qui font fonctionner l'agent WhatsApp (n8n) tournent sur un serveur privé virtuel dédié, basé en France.
• Outil de suivi des demandes : les demandes de contact et le suivi des commandes sont tenus dans un outil simple de type tableur ou base de données en ligne, sans CRM formalisé à ce stade.

L'hébergement du site et le serveur d'automatisation sont tous deux situés en France : ces deux traitements n'impliquent aucun transfert de données hors de l'Union européenne. Le seul traitement susceptible d'impliquer un transfert hors de l'Union européenne est celui réalisé par les fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle, dans les conditions décrites ci-dessus.

6. Durées de conservation

• Demandes de contact des cliniques : 3 ans à compter du dernier échange en l'absence de commande.
• Données contractuelles et de facturation : durée du contrat, puis durée légale de conservation des pièces comptables.
• Conversations et photographies des leads : conservées le temps nécessaire à la qualification et à la transmission à la clinique, puis supprimées au plus tard 12 mois après la fin de la conversation. Les photographies sont supprimées dès que la transmission à la clinique est effective et confirmée.

7. Vos droits

Que vous soyez une clinique ou une personne ayant échangé avec l'agent IA, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition sur vos données, ainsi que d'un droit à la limitation du traitement et à la portabilité. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause les traitements déjà effectués.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@kallixai.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle compétente, en France la CNIL.

8. Cookies

Le site n'utilise que les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience n'est déposé sans votre accord. Si un outil de mesure était ajouté ultérieurement, un bandeau de consentement vous permettrait de l'accepter ou de le refuser.

9. Paiement par paliers de livraison

Chaque lot commandé (10, 25 ou 50 leads) est réglé en quatre tranches égales de 25 %. Ces tranches sont déclenchées par le nombre de leads réellement livrés, jamais par le temps écoulé.

• Palier 1 (25 %) : réglé à la commande, avant le lancement de la campagne.
• Palier 2 (50 %) : facturé dès que le quart suivant de leads est atteint.
• Palier 3 (75 %) : facturé dès que le quart suivant est atteint.
• Palier 4 (100 %) : facturé dès que le lot est complet.

Les formats de lot ne se divisant pas en quarts entiers, les seuils sont arrondis à l'entier inférieur :

10. Retard de paiement et suspension

Chaque palier facturé doit être réglé sous 3 jours ouvrés. Un rappel automatique est envoyé le lendemain de la facturation. Si le palier n'est toujours pas réglé à l'issue des 3 jours ouvrés, la production de nouveaux leads est suspendue jusqu'à régularisation, puis reprend sans autre formalité une fois le paiement reçu.

11. Moyen de paiement

Les paliers se règlent par carte bancaire, via un lien de paiement ou une facture Stripe envoyé à la clinique à chaque palier atteint. Aucun paiement n'est effectué directement sur le site. Le virement bancaire n'est pas proposé.

12. Livraison des leads

Les leads sont transmis à la clinique au fur et à mesure de leur qualification, et non en un seul bloc à la fin. La livraison se poursuit jusqu'à atteindre le nombre de leads commandé. Si le lot se complète plus vite que le délai indicatif, il est simplement livré en avance.

13. Définition d'un lead livré

Le compteur de leads livrés, qui déclenche les paliers de paiement, suit les règles suivantes :

• Un lead qualifié qui ne répond plus après avoir demandé un rendez-vous compte comme livré. La qualification porte sur l'intention exprimée au moment de la demande (photo envoyée ou demande explicite de contact), pas sur la disponibilité ultérieure de la personne.
• Un doublon ne compte pas. Une même personne revenant sur une nouvelle campagne n'est pas comptée comme un nouveau lead livré.
• Un lead aux coordonnées invalides est remplacé, pour les lots Croissance et Volume uniquement. Ce cas reste rare, le numéro de téléphone étant en principe garanti par WhatsApp. Un lead remplacé ne compte qu'une fois, à sa livraison effective.

14. Délais et retard de livraison

Le délai indicatif de livraison complète d'un lot est de 2 semaines, décompté à partir du lancement de la campagne, c'est-à-dire du règlement du palier 1.

• De 0 à 2 semaines : délai normal, livraison progressive.
• Au-delà de 2 semaines, si le lot n'est pas complet : la campagne est prolongée automatiquement jusqu'à 4 semaines, sans frais supplémentaire, avec livraison continue des leads.
• Au-delà de 4 semaines, si le lot n'est toujours pas complet : remboursement partiel, calculé sur la portion payée et non livrée du dernier palier atteint. Le remboursement ne porte pas sur l'ensemble du lot, puisque le paiement par paliers signifie que la clinique n'a jamais réglé de leads qu'elle n'a pas reçus.

15. Contact

Pour toute question sur cette politique, sur vos données ou sur une commande en cours : contact@kallixai.com ou WhatsApp au +33 6 52 29 78 12.